Pengertian Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen adalah sebuah proses untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen seperti merencanakan, mengorganisasikan, meminpin, dan mengendaklilan. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
Definisi manajemen menurut beberapa para ahli yaitu :
- Marry Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
- Ricki W.Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanakan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai secuai dengan sasaran, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksnakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Perkembangan manajemen terbesar pada abad ke-18, yaitu oleh :
- Adam Smith (Bapak Ekonomi) yang merumuskan Manajemen Modern dengan tekniknya membagi pekerjaan (Division of Labor/Divition of Work) hasil produknya lebih besar.
- Henry Fayol dan Mark Weber dengan lima fungsi manajemen dan teknik birokrasi yaitu ada pemimpin dalam setiap bagian (jenjang pekerjaan).
- Peter Ferdinand Drucker (Penulis, Konsultan Manajemen, Ekolog Sosial) sering disebut sebagai Bapak Manajemen Modern, karena dalam ratusan artikel ilmiah dan buku-bukunya menjelaskan bagaimana manusia diorganisir pada setiap sektor masyarakat-bisnis, pemerintah, maupun orgaisasi non-profit. Dia jugs memperkenalkan istilah “Pekerja Pikiran” (Knowledge Worker).
Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Prancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
- Perencanaan (Planning) - Perencanaan adalah pemikiran apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perancangan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana dipakai cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perancanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen kerena tanpa perancanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak akan berjalan.
- Pengorganisasian (organizing) - Pengorganisasian dilakuakn dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan , siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tindakan mana keputusan harus diambil.
- Pengarahan (Directing) - Pengarahan adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
- Pengendalian (Controling) - Pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
- Laporan (Reporting) - Laporan adalah penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi.
- Staf (Staffing) - Staf adalah suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya, sampai dengan usaha usaha agar setiap tenaga memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.
- Aktualitas (Actualiting) - Aktualitas adalah bagaimana seseorang atau orang-orang yang ada dalam organisasi itu dapat bekerja sendiri tanpa diperintah, atau dalam hal ini disebut kesadaran diri.
- Evaluasi (Evaluating) - Evaluasi adalah suatu kegiatan untuk menentukan taraf kemajuan atau keberhasilan sebuah organisasi serta menilai kelemahan juga kegagalan organisasi dalam menjalankan tujuan di awal.
Tingkatan Kepuasan
Seseorang ataupun orang-orang akan mau bekerja ketika ia mendapatkan kepuasan diri, diantaranya adalah :
- Kepuasan Fisik, misalkan mendapatkan uang/gaji untuk membeli sandang, pangan, membangun papan, dan lain-lain.
- Kepuasan Psikis (Kejiwaan), misalkan mendapatlkan citra diri dari prestasi yang diperoleh selama bekerja.
- Kepuasan Aktualiasai, misalkan bekerja guna mengumpulkan bekal untuk di alam sana salah satunya dengan mengabdi untuk masyarakat.
Tingkatan manajer
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoodinasikan kegiatan-kegiatan meraka guna mencapai sasaran organisasi.
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokkan menjadi manajer puncak, manajer tingkat, manajer menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dalam bentuk oiramida, dimana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:
- Manajemen tingkat pertama (first-line manajemen) - Manajemen lini pertama dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertuugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Meraka sering disebut penyedia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
- Manajemen tingkat menengah (middle management) - Manajer ini mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah diantaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer devisi.
- Manajer puncak (top management) - Manajer puncak ini dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.
Peran Manajemen
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokkan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok yaitu:
- Peran antar pribadi - Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.
- Peran informasional - Meliputi peran manajer sebagai pembantu dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
- Peran pengambilan keputusan - Peran pengambilan keputusan meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
Sarana Manajemen
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu :
- Men (Orang) - Men ini merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia asalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
- Money (Uang) - Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicpai dari suatu organisasi.
- Machines (Mesin) - Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisien kerja.
- Material (Bahan) - Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/ materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak da[at dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
- Method (Metode/Prosedur Kerja) - Metode adalah suatu tata cara kerja memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penepatan cara pelaksanan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peran utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
- Market (Pasar) - Pasar merupakan tempat dimana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh karena itu, perusahaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahan. Agar pasar dapat dilakukan maka kealitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
Prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:
- Pembagian kerja (Division of work)
- Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
- Disiplin (Discipline)
- Kesatuan perintah (Unity of command)
- Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
- Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
- Penggajian pegawai
- Pemusatan (Centralization)
- Hirarki (tingkatan)
- Ketertiban (Order)
- Keadilan dan kejujuran
- Stabilitas kondisi karyawan
- Prakarsa (Inisiative)
- Semangat kesatuan, semangat korps
Etika manajemen
Etika yaitu prinsif-prinsif dan nilai-nilai moral yang mengatur prilaku seseorang atau sebuah kelompok dalam hubungannya dengan apa yang benar atau yang salah. Etika maanajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaannya. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W.Griffin yaitu:
- Perilaku terhadap karyawan - Kategori ini meliputi aspek perekrutan, pemecatan, kondisi upah dan kerja, serta privasi dan respek. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.
- Perilaku terhadap organisasi - Permasalahan etika juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap. Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.
- Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya - Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan agen-agen ekonomi lain seperti pelanggan, pesaing, pemegang saham, pemasok, distributor, dan serikat buruh.
Manajemen Diri (Self Management)
Pada dasarnya manajemen diri merupakan pengendalian diri terhadap pikiran, ucapan, dan perbuatan yang dilakukan, sehingga mendorong pada penghindaran diri terhadap hal-hal yang tidak baik dan peningkatan perbuatan yang baik dan benar. Manajemen diri juga menuju pada konsistensi dan keselarasan pikiran, ucapan dan perbuatan sehingga apa yang dipikirkan sama dan sejalan dengan apa yang diucapkan dan diperbuat.
Manajemen diri juga sering dikaitkan dengan cara mengatur waktu, agar dapat melaksanakan suatu pekerjaan yang telah direncanakan secara efektif. Agar dapat bekerja secara efektif, ada beberapa prinsip yang sebaiknya diperhatikan dalam manajemen waktu, yaitu :
- Rencana Rencana memberikan gambaran/petunjuk apa yang harus dilaksanakan dan waktu pengerjaannya.
- Fokus Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif dan mengurangi beban stress. Maka dari itu kita harus membuat skala prioritas apabila menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu yang bersamaan.
- Hindari interupsi Minimalisasi interupsi sebisa mungkin, lakukan interupsi yang tidak bisa ditunda.
Dalam merumuskan tujuan ini bisa dalam bentuk harian, mingguan, bulanan, taunan,dan jangka panjang :
- Jangka panjang (cita – cita/visi dan sasaran/misi)
- Jangka menengah (keuntungan)
- Jangka pendek (harian, mingguan, bulanan, tahunan)
Pelaksanaan :
- Mencatat dan mengevaluasi kemajuan
- Memberi penguatan diri (Reinforcement)
Dalam memberikan penguatan terhadap diri sendiri bisa berupa material maupun moril dengan menunjukan kebanggaan pada diri sendiri.
- Positif (Keberhasilan) - Dengan memberikan hadiah baik itu verbal (ucapan) maupun hadial material (uang)
- Negatif (Kegagalan) - Jika terjadi kegagalan, kita harus dapat introspeksi diri untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan memberikan hukuman pada diri sendiri
Manajemen SDM
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Departemen Sumber Daya Manusia Memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab :
- Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection
- Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
- Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektifitas sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah memberikan organisasi satuan kerja yang efektif. Sasaran dari sumber daya manusia itu adalah peningkatan dari produktivitas sehingga perlu ditempatkan orang yang tepat pada tiap-tiap posisi sesuai dengan keahliannya.
Adapun fungsi dari sumber daya manusia adalah:
- Fungsi Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan.(‘the right man in the right place’).
- Fungsi Pengembangan adalah proses peningkatan ketrampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan latihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.
- Fungsi Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak lansung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut.
- Fungsi Pengintegrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, sehingga tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Dimana pengintegrasian adalah hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua aspirasi/kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan.
Fungsi Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 ( Keselamatan dan Kesehatan Kerja ).
Karakteristik individu :
Upaya manajer untuk memanajemen Sumber Daya Manusia yaitu dengan mengenali perbedaan individu staff dan diakomodasikan dalam pembagian kerja. Berikut ini adalah penjabaran masing-masing perbedaan masing-masing Individu :
1. Karakteristik Fisik
- Tinggi badan
- Berat badan
- Volume suara
- Ketahanan tubuh
- Dll
2. Karakteristik Psikis
a. Kepribadian
- Ektravert yaitu terbuka, mudah bergaul, periang, banyak bicara, fleksibel, dll
- Introvert yaitu tertutup, sulit bergaul, pemurung, tidak cepat akrab, dll
b. Gaya Belajar
- Auditori adalah gaya belajar dengan cara mendengar
- Visual adalah gaya belajar dengan cara melihat
- Kinestetik adalah gaya belajar dengan cara mengerjakan
- Algoritmik adalah gaya belajar sesuai dengan pedoman dan taat pada aturan
- Heuristik adalah gaya belajar dengan cara berfikir tepat
c. Gaya Kognitif
- Bebas (Field Independent) adalah yang suka mandiri serta suka menganalisis
- Terikat (Field Dependent) adalah yang suka berfikir global serta suka dibimbing, berbagi, dan sosial
d. Gaya Berfikir
- Konvergen ( T ) adalah gaya berfikir yang cermat, linier, matematis, sedikit tahu sesuatu tapi mendalam
- Divergen ( W ) adalah gaya berfikir yang luas, menyebar, banyak tahu tapi sedikit-sedikit/dangkal
e. Daya Adopsi
Kemampuan menerima inovasi/gagasan/kebaruan.
- Adopter : paling cepat menerima adopsi (Pokoknya saya yang terbaru)
- Mayoritas Awal (Early Mayority) : baru mencoba adopsi (Coba dulu saya ikut)
- Mayoritas Akhir (Late Mayority) : lamban menerima adopsi (Pakai dulu saya menyusul)
- Kelompok Laggard adalah yang paling sulit menerima adopsi/menolak (Apapun itu pokoknya tidak)
f. Ketahanmalangan
Kekuatan dalam menghadapi rintangan.
- Climber adalah sikap maju terus/penjelajah/pendaki
- Quitter adalah sikap yang mudah menyerah/penyerah
- Camper adalah sikap suka menunggu/penunggu
g. Kecepatan respon
- Impulsif artinya cepat merespon stimulus/terlalu cepat memberikan respon
- Refleksif artinya lamban memberikan respon
h. Gaya Hidup
- Algoritmik (Alur Kerja) yaitu taan azas, selalu tertata, menggunakan pedoman
- Heuristik umumnya tidak rapi, punya target kerja
Aktivitas manajemen SDM :
Recruitment/Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan dan dilakukan guna menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada.
1. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dilakukan antara lain :
- Pembentukan panitia
- Penentuan formasi dan kualifikasi (persyaratan)
- Pemberian informasi (pengumuman)
- Pendaftaran calon
- Seleksi (administrasi, akademik/kompetensi, psikologi)
- Pengumuman hasil
2. Pembinaan/Pengurusan Staf
Pembinaan biasanya dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu :
- Humanistik (Kemanusiaan), yaitu pembinaan dari kesadaran orang itu sendiri
- Behavioristik (Tingkah Laku), yaitu pembinaan yang dilakukan dengan menerapkan aturan untuk dipatuhi
3. Mutasi (Pergeseran/Reposisi)
Biasanya dilakukan dengan alasan :
- Penyegaran
- Promosi (Kenaikan Jabatan)
- Degradasi
4. Remunerasi (Imbalan)
Imbalan diberikan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Remunerasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal, antara lain :
- Rutin, seperti gaji, tunjangan jabatan, dan tunjangan profesi
- Insidental (tidak rutin), seperti THR, TAT, insentif pakaian, dan pemberian kendaraan dinas
Manajemen Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor. Apalagi jika rapat itu tidak mencapai kesepakatan. Dampak kerugian yang disebabkan oleh rapatpun tergolong tidak kecil. Mengingat kerugian yang disebabkan oleh rapat, maka perlu diselenggarakan rapat yang lebih efektif.
Secara umum syarat rapat adalah ada pemimpin rapat, anggota rapat, notulen, moderator, narasumber. Pada saat Persiapan maka dilakukan perencanaan rapat dengan memperhatikan 5 unsur 5 W+1 H :
- Why, mengapa rapat diselenggarakan
- What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
- Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
- Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
- When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
- How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam rapat, antara lain:
a. Persiapan Rapat
- Agenda Rapat
- Menulis Agenda
- Pemimpin Rapat
- Peserta Rapat
- Tempat
- Waktu
- Alat atau media yang diperlukan
- Surat Undangan
b. Pelaksanaan Rapat
- Pembukaan
- Pengarahan (biasanya oleh pejabat atau pakar)
- Pembahasan (diskusi)
- Perumusan hasil rapat
- Penyampaian hasil dan permintaan persetujuan
c. Jenis Rapat
- Rapat Insidental, yaitu rapat yang diadakan atau diselenggarakan karena adanya suatu keadaan yang mendesak diadakannya rapat
- Rapat Rutin, yaitu rapat yang dilaksanakan secara berkala oleh organisasi baik itu harian, mingguan, bulanan
* Agenda Rapat
Agenda yang bagus, adalah yang dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan kita, bahkan sebelum rapat dimulai.
a) Menilai butir-butir agenda
- Menilai permasalahan
- Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi, diskusi, atau memutuskan
- Menilai kepentingan rapat
b) Butir-butir standar
- Notulen rapat terakhir
- Meminta maaf karena tidak hadir
- Permasalahan
- Bahan-permasalahan
- Lain-lain
- Tangal dan waktu berikutnya
- Urutan
- Hal paling penting pertama
- Hal kurang penting pertama
- Masalah-masalah rutin
c) Penentuan waktu
- Menjaga agar rapat tetap pada jalur
- Memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
- Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
- Memotivasi orang
- Ada tujuan yang dapat diselesaikan
* Pemimpin Rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung.Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat.Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni :
- Memahami tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
- Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
- Memahami Setiap acara rapat
- Memahami perencanaan prosedur rapat
- Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
- Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
- Mempersiapkan perlengkapan rapat
- Memeriksa ruangan rapat
Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut :
- Berbicara spontan
- Mengemukakan gagasan cemerlang
- Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat
- Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan
Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain, yakni :
- Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
- Pengelolaan tempat rapat
* Membuat Undangan Rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
- Menggunakan kop surat atau kepala surat.
- Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
- Mencantumkan perihal undangan rapat.
- Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
- Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
- Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut.Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
* Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut :
- Agenda rapat
- Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)
- Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya)
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
* Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
- While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
- Flip chart lengkap dengan spidolnya.
- LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
- Sound system lengkap dengan mikroponnya.
- Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
- Block note denagn bolpointnya.
- Name tag untuk peserta.
- Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
* Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
- Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
- Disajikan selama rapat berlangsung.
- Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
- Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia
* Diskusi dan Partisipasi
- Memotivasi
- Mendengarkan
- Mengendalikan
* Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
* Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
* Menilai Ulang Rapat
- Biaya Rapat
- Mengambil Tanggungjawab
- Memikirkan ulang rapat
- Penyebab kegagalan rapat
Manajemen konflik
Manajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu konflik. Manajemen konflik termasuk pada suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interpretasi. Bagi pihak luar (di luar yang berkonflik) sebagai pihak ketiga, yang diperlukannya adalah informasi yang akurat tentang situasi konflik. Hal ini karena komunikasi efektif di antara pelaku dapat terjadi jika ada kepercayaan terhadap pihak ketiga.
Adapun jenis-jenis konflik yang sering terjadi yaitu:
- Konflik Horisontal, yaitu konflik antar indifidu dengan individu atau konflik antar lembaga dengan lembaga yang setara
- Konflik Vertikal, yaitu konflik antar individu atau antar lembaga yang beda kedudukan
Konflik di dalam organisasi dapat disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut:
a) Faktor Manusia
- Ditimbulkan oleh atasan, terutama karena gaya kepemimpinannya.
- Personil yang mempertahankan peraturan-peraturan secara kaku.
- Timbul karena ciri-ciri kepriba-dian individual, antara lain sikap egoistis, temperamental, sikap fanatik, dan sikap otoriter.
b) Faktor Organisasi
- Persaingan dalam menggunakan sumberdaya - Apabila sumberdaya baik berupa uang, material, atau sarana lainnya terbatas atau dibatasi, maka dapat timbul persaingan dalam penggunaannya.Ini merupakan potensi terjadinya konflik antar unit/departemen dalam suatu organisasi.
- Perbedaan tujuan antar unit-unit organisasi - Tiap-tiap unit dalam organisasi mempunyai spesialisasi dalam fungsi, tugas, dan bidangnya.Perbedaan ini sering mengarah pada konflik minat antar unit tersebut.Misalnya, unit penjualan menginginkan harga yang relatif rendah dengan tujuan untuk lebih menarik konsumen, sementara unit produksi menginginkan harga yang tinggi dengan tujuan untuk memajukan perusahaan.
- Interdependensi tugas - Konflik terjadi karena adanya saling ketergantungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.Kelompok yang satu tidak dapat bekerja karena menunggu hasil kerja dari kelompok lainnya.
- Perbedaan nilai dan persepsi - Suatu kelompok tertentu mempunyai persepsi yang negatif, karena merasa mendapat perlakuan yang tidak “adil”.Para manajer yang relatif muda memiliki presepsi bahwa mereka mendapat tugas-tugas yang cukup berat, rutin dan rumit, sedangkan para manajer senior men¬dapat tugas yang ringan dan sederhana.
- Kekaburan yurisdiksional - Konflik terjadi karena batas-batas aturan tidak jelas, yaitu adanya tanggung jawab yang tumpang tindih.
- Masalah “status” - Konflik dapat terjadi karena suatu unit/departemen mencoba memperbaiki dan meningkatkan status, sedangkan unit/departemen yang lain menganggap sebagai sesuatu yang mengancam posisinya dalam status hirarki organisasi.
- Hambatan komunikasi - Hambatan komunikasi, baik dalam perencanaan, pengawasan, koordinasi bahkan kepemimpinan dapat menimbulkan konflik antar unit/ departemen.
Akibat-akibat Konflik :
Akibat Negatif :
- Menghambat komunikasi.
- Mengganggu kohesi (keeratan hubungan).
- Mengganggu kerjasama atau “team work”.
- Mengganggu proses produksi, bahkan dapat menurunkan produksi.
- Menumbuhkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan.
- Individu atau personil mengalami tekanan (stress), mengganggu konsentrasi, menimbulkan kecemasan, mangkir, menarik diri, frustrasi, dan apatisme.
Akibat Positif:
- Membuat organisasi tetap hidup dan harmonis.
- Berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan.
- Melakukan adaptasi, sehingga dapat terjadi perubahan dan perbaikan dalam sistem dan prosedur, mekanisme, program, bahkan tujuan organisasi.
- Memunculkan keputusan-keputusan yang bersifat inovatif.
- Memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.
Strategi Mengatasi Konflik Antar Pribadi (Interpersonal Conflict)
Menurut Wijono (1993 : 66-112), untuk mengatasi konflik dalam diri individu diperlukan paling tidak tiga strategi yaitu:
- Strategi Kalah-Kalah (Lose-Lose Strategy) - Dalam strategi kalah-kalah, konflik bisa diselesaikan dengan cara melibatkan pihak ketiga bila perundingan mengalami jalan buntu. Maka pihak ketiga diundang untuk campur tangan oleh pihak-pihak yang berselisih atau barangkali bertindak atas kemauannya sendiri.
- Strategi Menang-Kalah (Win-Lose Strategy) - Dalam strategi saya menang anda kalah (win lose strategy), menekankan adanya salah satu pihak yang sedang konflik mengalami kekalahan tetapi yang lain memperoleh kemenangan.
- Strategi Menang-Menang (Win-Win Strategy) - Penyelesaian yang dipandang manusiawi, karena menggunakan segala pengetahuan, sikap dan keterampilan menciptakan relasi komunikasi dan interaksi yang dapat membuat pihak-pihak yang terlibat saling merasa aman dari ancaman, merasa dihargai, menciptakan suasana kondusif dan memperoleh kesempatan untuk mengembangkan potensi masing-masing dalam upaya penyelesaian konflik. Jadi strategi ini menolong memecahkan masalah pihak-pihak yang terlibat dalam konflik, bukan hanya sekedar memojokkan orang.
Pantangan yang tidak boleh dilakukan oleh penengah konflik yaitu tidak boleh memihak/harus terus berad ditengah-tengah, dan tidak boleh membuat kesimpulan secara tergesa-gesa.
Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut.
Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang berkualitas.
a. Kelompok individu yang bisa mengantisipasi perubahan
- Individu yang selalu siap menghadapi perubahan
- Individu yang berubah saat terjadi perubahan
- Individu yang tidak pernah menyadari perubahan
b. Yang harus dilakukan oleh manajer
Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:
- Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi
- Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi
- Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya
Manajemen Sarana/Prasarana
Sarana merupakan alat pendukung operasional (segala kegiatan) perusahaan, sedangkan Prasarana merupakan tempat dimana operasional (segala aktifitas) perusahaan berlangsung.
Tujuan dari manajemen sarana dan prasarana adalah agar penggunaan sarana dan prasarana lebih efektif dan efesien.
- Efisien, yaitu sarana yang seminimal mungkin untuk layanan seoptimal mungkin
- Efektivitas, yaitu sarana digunakan tepat sasaran atau tepat guna (ketepatgunaan)
Pertimbangannya :
- Prioritas dari kebergunaan
- Prioritas dari kepemilikan
Berikut adalah model pembagian dan pengelolaan manajemen sarana dan prasarana :
- Sentralisasi (pengeloaan terpusat), artinya menggunakan manajemen sarana dan prasarana satu tempat. Keuntungannya yaitu irit sumber daya dan mudah koordinasi. Kerugiannya yaitu layanan lambat dan ketergantungan pada pusat.
- Otonomi (pengelolaan oleh masing-masing manajemen), artinya pembagian tugas dalam sarana dan prasarana. Keuntungannya yaitu layanan cepat, tidak tergantung pada pusat. Kerugiannya yaitu boros sumberdaya dan sulit koordinasi.
Pembagian dan pengelolaan yang dipilih selalu mempertimbangkan besar kecil dan jarak geografi perusahaan tersebut.
